桃山分场“三强化”精准完成档案数字化管理工作

为全面落实木兰林场关于档案数字化管理要求，进一步提高档案查询利用效率，桃山分场从组织领导、规范操作、成果应用三方面入手，完成自建场以来所有历史档案的数字化加工整理工作。

一是强化组织领导，拧紧“责任链”。主要领导对档案数字化工作高度重视，多次组织召开工作会议，对档案工作目前存在的问题进行深入了解、及时解决。经过多方协调，抽调营林区4名素质高、业务精的人员与分场档案管理人员组成档案数字化工作小组，小组成员与原业务暂时性脱钩，同时协调新配备设备两台，持续开展档案数字化扫描工作，确保档案数字化工作有序推进。

二是强化规范操作，把好“质量关”。根据《桃山分场档案保密制度》，小组成员全部进行岗前培训，增强保密意识和责任意识。工作中按照“统筹规划、分步实施、有序推进”的原则，制定了详细工作计划，严格遵守目录数据库建立、档案扫描、图像处理、图像储存、档案归还工作规范和工作流程，将纸质档案分批交接给数字化加工人员，明确交接卷数，新增零散材料页数等相关信息。数据化采集完成后，安排专人对照纸质档案逐卷、逐件、逐页进行复核，确保扫描结果与纸质档案完全一致。

三是强化成果应用，添加“快捷键”。档案全部扫描录入到“科怡档案管理系统”，只要输入关键词，即可快速获取相关信息，实现了档案的高效查询利用，同时减少了对库存原件档案的调阅次数和复印次数，降低了库存档案的老化速度，确保档案实体安全。

本次数字化整理工作历时45天，扫描录入了自1960年建场以来文书、生产、资源、会计、基建全部卷宗，并邀请木兰林场档案室管理人员对档案纸质卷整理、归档，电子系统扫描、录入情况进行了详细检查，顺利通过验收，同时对下一步工作提出要求：一是持续做好档案室管理工作，严格按照“八防”要求，定期检查，确保档案安全；二是严格借阅程序，手续规范、齐全后方可进行档案查找、借阅 ，保证按时归还；三是提升业务能力，专、兼职档案员在按要求参加场组织的各项培训基础上，加强自主学习，不断推进档案管理各项工作高质量开展。（文/图  王磊）